Cartas para Preservar Evidencia en Reclamos por Lesiones en California

Después de un choque, caída, ataque de perro, incendio, producto inseguro u otra lesión en California, cierta evidencia puede cambiar o desaparecer antes de que alguien decida presentar una demanda.

El sistema de cámaras de una tienda puede sobrescribir video. Un vehículo puede repararse o venderse. Una aplicación de reparto puede conservar datos por tiempo limitado. Un producto dañado puede desecharse. Un empleador o contratista puede aplicar su calendario ordinario de destrucción de documentos.

Una carta para preservar evidencia identifica material potencialmente relevante y pide al destinatario que no lo borre, altere, sobrescriba, destruya, repare, venda o deseche mientras se evalúa el incidente.

Parece sencillo. Su efecto legal no lo es.

La carta no es automáticamente una citación, orden judicial, solicitud formal de descubrimiento, demanda ni determinación de que el destinatario actuó mal. Tampoco garantiza que el material solicitado exista o se produzca después.

Importante: Este artículo ofrece información general, no asesoría legal. Los deberes de preservación, descubrimiento, sanciones, consecuencias probatorias, privacidad, privilegio, control y remedios dependen de los hechos, partes, tiempo, etapa procesal y ley aplicable. No entre sin permiso, acceda a sistemas ajenos, altere evidencia ni acuse a alguien de destrucción sin base factual y legal.

Qué hace una carta de preservación

Una carta concreta puede:

• identificar el incidente;
• avisar que cierta evidencia puede ser relevante;
• describir las categorías que deben conservarse;
• identificar fecha e intervalo de tiempo razonables;
• pedir que se suspenda el borrado, sobrescritura, reparación, venta o eliminación rutinaria de esas categorías;
• identificar otros custodios o proveedores posibles;
• pedir que se dirija la carta a personal legal, reclamos, riesgos, seguridad, registros o tecnología;
• crear un registro de qué se solicitó, cuándo y a quién.

El objetivo inmediato es conservar, no discutir. Una buena carta ayuda a localizar y guardar material sin fingir que cada documento apoya un reclamo.

Qué no hace una carta de preservación

Enviar una carta no hace automáticamente lo siguiente:

• obliga a producir documentos de inmediato;
• crea poder de citación;
• exige responder preguntas;
• establece que la evidencia existe;
• prueba negligencia, aviso, causalidad, defecto o daños;
• establece que el destinatario controlaba la evidencia;
• vuelve descubrible cada elemento solicitado;
• elimina objeciones por privacidad, privilegio, carga o alcance;
• suspende un plazo de prescripción o de reclamo contra una entidad pública;
• preserva evidencia de alguien que nunca recibió la solicitud;
• garantiza un remedio judicial si algo no está disponible después.

Llamar al documento “retención por litigio,” “aviso de spoliation” o “demanda legal” no le da poderes que no tiene. Importan los hechos, destinatario, texto, entrega, control y pasos procesales posteriores.

Preservación, producción y citación son cosas distintas

Estos conceptos suelen mezclarse. No deberían.

Una solicitud de preservación pide mantener intacto material identificado.

Una solicitud de producción es una herramienta formal de descubrimiento utilizada en un caso civil ya presentado. La sección 2031.010 del Código de Procedimiento Civil de California trata solicitudes de una parte para inspeccionar, copiar, probar o tomar muestras de documentos, información electrónica, objetos, terrenos u otra propiedad controlada por otra parte en la acción.

Una citación es una orden judicial que puede exigir a alguien que no es parte entregar documentos o testificar. California Courts explica que se usa para obtener información de personas u organizaciones que no son partes del caso.

Un documento no se convierte silenciosamente en otro. Una carta antes de la demanda puede importar, pero no tiene la fuerza obligatoria del descubrimiento formal o una citación judicial.

El tiempo importa porque los sistemas ordinarios siguen funcionando

La evidencia puede perderse sin que nadie presione un gran botón rojo de “borrar.”

Los procesos ordinarios pueden:

• sobrescribir video de seguridad;
• reciclar registros de servidores;
• borrar ubicación o datos de aplicaciones;
• rotar almacenamiento de cámaras corporales o dashcams;
• eliminar telemática o datos de eventos;
• reparar un vehículo, máquina, escalera, piso, portón o barandal;
• limpiar un derrame o área contaminada;
• retirar avisos o barreras temporales;
• devolver, revender, rescatar o desechar un producto;
• reemplazar componentes dañados;
• cerrar cuentas de empleados o clientes;
• transferir registros a un proveedor o archivo;
• aplicar una política rutinaria de retención.

Preservar pronto no significa apresurarse a demandar. Significa identificar evidencia antes de que las operaciones normales la cambien.

Envíe la solicitud a la entidad legal y al custodio correctos

Una carta dirigida a la tienda, empleado, franquicia, proveedor o aseguradora equivocados quizá nunca llegue a quien controla la evidencia.

Según el incidente, los destinatarios pueden incluir:

• conductor y propietario registrado;
• empleador u operador de flotilla;
• plataforma de transporte o reparto;
• operador de tienda, dueño y administrador de propiedad;
• franquiciado y franquiciador;
• compañía de seguridad o cámaras;
• contratista de mantenimiento, limpieza o reparación;
• fabricante, importador, distribuidor, vendedor o mercado en línea;
• compañía de remolque, almacenamiento, reparación, salvamento o alquiler;
• escuela, operador de evento, proveedor de transporte o agencia pública;
• aseguradora o administrador de reclamos;
• proveedor de nube, aplicación, telemática o datos cuando corresponda legalmente.

No son intercambiables. Identifique nombres, direcciones, relaciones corporativas, números de reclamo y quién probablemente guarda cada registro, en vez de enviar una carta genérica a un logotipo.

Fije fecha, hora, lugar e identidad del incidente

El destinatario debe poder localizar el evento.

Incluya, cuando se conozca:

• nombre de la persona lesionada;
• fecha y hora aproximada;
• dirección, cruce, pasillo, habitación, plataforma, estacionamiento o lugar de trabajo;
• identificador del vehículo, ruta, viaje, pedido, cuenta, producto o equipo;
• número de incidente, policía, bomberos, reclamo, recibo o reporte;
• nombres de empleados o testigos;
• período razonable antes y después;
• descripción breve y neutral.

No exagere la certeza. Si la hora es aproximada, dígalo. Si dos agencias dan lugares ligeramente distintos, conserve ambas descripciones. La precisión sirve; la precisión inventada no.

Describa categorías suficientemente concretas

“Preserve todo” es fácil de escribir y difícil de dirigir.

Una mejor carta identifica categorías vinculadas al incidente, como:

• video de cámaras identificadas e intervalos específicos;
• reportes y fotografías del incidente;
• inspección, limpieza, recorridos, mantenimiento y reparación;
• órdenes de trabajo y quejas anteriores sobre la misma condición;
• asignaciones de empleados y comunicaciones relevantes;
• fotos del vehículo, estimados, datos del evento, telemática y dashcam;
• datos de viaje, ruta, reparto, sesión o estado de aplicaciones;
• 911, despacho, radio, cámaras corporales y emergencia;
• identidad, compra, lote, serie, devolución, queja y retiro de producto;
• producto, piezas, empaque, etiquetas e instrucciones dañados;
• registros de acceso, portón, llave electrónica o entrada;
• contratos que identifiquen proveedores de mantenimiento, seguridad, propiedad o datos;
• políticas de retención, inspección o respuesta.

La carta debe explicar la relación entre cada categoría y el evento. No debe pedir toda la cuenta de correo de un empleado, cada video de clientes o años de documentos sin razón.

Las solicitudes de video necesitan un período práctico

Limitarse al momento del impacto puede perder lo importante.

El video anterior puede mostrar:

• cuándo apareció una condición;
• cuánto tiempo permaneció;
• inspección o limpieza;
• colocación o retiro de avisos;
• movimientos de vehículos o peatones;
• carga, sujeción o manejo de productos;
• testigos entrando al área.

El video posterior puede mostrar:

• condición de la persona lesionada;
• respuesta de empleados o emergencia;
• fotografías o mediciones;
• limpieza, reparación, movimiento o eliminación;
• identidad de testigos;
• declaraciones y reporte del incidente.

Use un intervalo razonable según el evento. Una hora antes y después puede servir en un caso y ser arbitraria en otro. Identifique cámaras adyacentes aunque no apuntaran directamente al lugar.

La evidencia electrónica necesita detalles del sistema y formato

La información electrónica puede perder contexto si se reduce a captura de pantalla o resumen impreso.

Cuando corresponda, identifique:

• archivo original o formato nativo;
• metadatos y marcas de tiempo;
• identificador de cuenta, dispositivo, vehículo o sistema;
• zona horaria;
• registros de auditoría o acceso;
• historial de exportación;
• comentarios, adjuntos o registros vinculados;
• configuración de retención y sobrescritura;
• proveedor o almacenamiento en nube;
• copia de respaldo o archivo;
• software necesario para visualizar los datos.

Eso no significa que cada metadato deba producirse. Primero viene la preservación: qué existe, dónde, bajo control de quién y en qué forma.

Conserve prueba de entrega y la solicitud exacta

Guarde:

• carta final firmada;
• todos los anexos;
• nombre, cargo, dirección y correo del destinatario;
• confirmación de correo certificado, mensajero, portal, fax o email;
• fecha y hora de envío;
• aviso de rebote o falla;
• confirmación o respuesta;
• seguimiento;
• número de reclamo o ticket;
• notas de llamadas sobre la dirección interna.

No dependa de un formulario web sin guardar o de una llamada recordada meses después. Conserve la versión realmente enviada, no un borrador corregido después.

Preserve también su propia evidencia

Un reclamante no puede exigir cuidado a todos mientras borra su propio material relevante.

Según el incidente, conserve:

• fotos y videos originales;
• teléfono, dashcam, reloj, aplicaciones y ubicación;
• redes sociales y mensajes;
• propiedad, ropa, zapatos, cascos, asientos infantiles o productos dañados;
• compras y pagos;
• expedientes y facturas médicas;
• restricciones y salarios;
• testigos;
• seguros y comunicaciones;
• cronología escrita;
• cada versión de un reporte o declaración.

No cambie horas, recorte contexto, prepare evidencia, repare un objeto solo para inspeccionarlo ni borre algo porque parezca desfavorable. La preservación no es selectiva.

Las agencias públicas pueden requerir pasos separados

Una carta, solicitud de registros públicos, reclamo gubernamental, petición de reporte y citación tienen propósitos distintos.

Una agencia puede tener portal, política, procedimiento, excepción o restricción por investigación. Los registros también pueden estar divididos entre policía, bomberos, transporte, ciudad, condado, contratista y operador de cámaras.

No suponga que:

• un reporte policial preserva cada cámara municipal;
• una solicitud pública suspende un plazo de reclamo;
• presentar un reclamo gubernamental produce documentos;
• una agencia controla archivos de otra;
• una investigación abierta impide permanentemente el acceso;
• una carta sustituye procedimientos legales obligatorios.

Identifique cada custodio y procedimiento. Los asuntos de entidades públicas pueden tener plazos cortos e implacables, por lo que importa la revisión legal oportuna.

Una respuesta de “no existe nada” no termina la investigación

Si el destinatario dice que no hay material, conserve la respuesta y haga preguntas neutrales cuando corresponda:

• ¿Funcionaban los sistemas?
• ¿La cámara o dispositivo cubría el lugar?
• ¿Se revisó el período solicitado?
• ¿Quién hizo la búsqueda?
• ¿Se sobrescribió antes de recibir la carta?
• ¿Ya se había creado un clip, captura, exportación o reporte?
• ¿Lo guarda un proveedor, aseguradora, empresa matriz o contratista?
• ¿Qué política de retención aplicaba?
• ¿Existen respaldos, archivos, auditorías o accesos?

Una respuesta incompleta no prueba ocultamiento. Puede reflejar el texto, dirección interna, límites del sistema, retención ordinaria u otro custodio. Documente primero; acuse después solo si la evidencia lo apoya.

La evidencia faltante no prueba automáticamente spoliation

La sección 413 del Código de Evidencia de California permite que quien decide los hechos considere la supresión deliberada de evidencia por una parte si eso ocurrió.

No significa que cada archivo faltante fue suprimido deliberadamente. Pueden importar:

• si existió;
• si era relevante o identificable;
• quién lo poseía o controlaba;
• cuándo se perdió;
• si el destinatario tenía aviso;
• qué pidió la carta;
• si el borrado fue automático, negligente, intencional o inevitable;
• si existe evidencia equivalente;
• si ya había litigio;
• qué remedio permite la ley.

No declare “spoliation” por un solo video faltante. Preserve los hechos necesarios para evaluar por qué falta.

El descubrimiento formal puede seguir después de presentar una demanda

Si se presenta litigio, pueden usarse procedimientos formales para pedir documentos a partes y terceros.

California Courts explica que una Solicitud de Producción pide a la otra parte entregar documentos u objetos y declarar bajo juramento qué produjo, qué no y por qué. Su guía sobre citaciones explica que una citación puede ordenar a un tercero entregar documentos o testificar.

El descubrimiento formal tiene requisitos, plazos, objeciones, ejecución y reglas de privacidad. Una carta puede proteger el objeto de una solicitud futura, pero no reemplaza ese procedimiento.

Lista para una carta de preservación

Una solicitud concreta generalmente debe identificar:

1. remitente y persona representada;
2. destinatario y entidad legal correctos;
3. fecha, hora y lugar;
4. descripción neutral;
5. identificadores de reporte, reclamo, viaje, vehículo, producto o cuenta;
6. categorías específicas;
7. períodos razonables;
8. cámaras, dispositivos, sistemas o proveedores;
9. solicitud de suspender borrado, sobrescritura, reparación, venta o eliminación rutinaria;
10. solicitud de dirigir la carta a custodios correctos;
11. solicitud de confirmación cuando corresponda;
12. método y prueba de entrega;
13. fechas de seguimiento y respuestas;
14. preservación equivalente de la evidencia propia.

Revise la exactitud antes de enviarla. Una carta precisa sirve más que una teatral.

Fuentes

• Código de Evidencia de California, sección 413
• Código de Procedimiento Civil de California, sección 2031.010
• California Courts: Use una Solicitud de Producción
• California Courts: Cite a una persona o documentos

Hable con Wildeboer Legal

Si video, datos vehiculares, un producto dañado, documentos de propiedad, información de una aplicación u otra evidencia pueden cambiar después de una lesión en California, una solicitud concreta puede ayudar a identificar qué debe conservarse mientras se evalúa el reclamo. Wildeboer Legal ofrece representación por lesiones personales en todo el Condado de Los Ángeles y puede ayudar a identificar custodios, categorías y próximos pasos.

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